6 bước làm thủ tục gửi hàng đi nước ngoài 2026: Nhanh chóng và hợp pháp

Thủ tục gửi hàng đi nước ngoài thực tế không quá phức tạp nếu bạn nắm vững 3 yếu tố cốt lõi: phân loại hàng hóa chính xác, chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ hải quan (Invoice, Packing List) và tuân thủ quy định nhập khẩu của nước sở tại. Đối với cá nhân, bạn chỉ cần CCCD và thông tin người nhận; đối với doanh nghiệp, cần thêm giấy phép kinh doanh và hóa đơn VAT. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ đầu giúp kiện hàng thông quan nhanh chóng, tránh bị tồn kho hoặc trả về gây phát sinh chi phí.

Bạn đang cần gửi quà tặng, tài liệu hay hàng hóa kinh doanh ra quốc tế một cách an toàn và tiết kiệm nhất? Hãy liên hệ ngay DTL EXPRESS & LOGISTICS.

Thủ tục gửi hàng đi nước ngoài năm 2026 gồm những bước nào?

Năm 2026, các quy định về an ninh hàng không và kiểm soát biên giới trở nên chặt chẽ hơn. Tại DTL EXPRESS & LOGISTICS, chúng tôi áp dụng quy trình 6 bước chuyên nghiệp để bảo vệ quyền lợi khách hàng:

• Tiếp nhận & Tư vấn: Bạn liên hệ qua hotline hoặc zalo, cung cấp thông tin loại hàng, cân nặng và quốc gia đến.
• Báo giá & Chốt đơn: DTL gửi bảng giá chi tiết kèm theo các phương thức vận chuyển (Hỏa tốc, Tiết kiệm, Đường biển).
• Lấy hàng & Đóng gói: Nhân viên DTL lấy hàng tận nhà (TP.HCM) và thực hiện đóng gói theo chuẩn quốc tế (hút chân không, bọc xốp bong bóng, đóng thùng carton/gỗ).
• Khai báo Hải quan: DTL hỗ trợ làm Invoice, Packing List và khai báo tờ khai hải quan điện tử trên hệ thống VNACCS/VCIS.
• Vận chuyển quốc tế: Kiện hàng được bay ngay trong ngày hoặc xuất kho theo lịch tàu đã định.
• Thông quan & Giao hàng: Theo dõi hành trình 24/7 và giao hàng tận địa chỉ người nhận tại nước ngoài.

Gửi hàng đi nước ngoài cần chuẩn bị những giấy tờ gì?

Tùy vào đối tượng gửi hàng, bộ hồ sơ sẽ có sự khác biệt rõ rệt để đáp ứng yêu cầu kiểm soát của hải quan:

Đối với khách hàng cá nhân

Thủ tục cực kỳ đơn giản. Bạn chỉ cần cung cấp:

• Bản sao CCCD hoặc Hộ chiếu của người gửi.
• Thông tin người nhận: Họ tên, Số điện thoại, Địa chỉ chính xác (kèm Mã Zip Code/Post Code).
• Mô tả chi tiết nội dung kiện hàng (Số lượng, chủng loại).

Đối với doanh nghiệp/tổ chức

Để xuất khẩu hàng hóa chính ngạch, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
• Phiếu đóng gói chi tiết (Packing List).
• Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract).
• Giấy phép xuất khẩu (nếu là mặt hàng quản lý chuyên ngành).
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) để giúp người nhận giảm thuế nhập khẩu.

Những mặt hàng nào được phép và bị cấm gửi đi nước ngoài?

Việc nắm rõ danh mục hàng hóa là chìa khóa để thủ tục gửi hàng đi nước ngoài diễn ra suôn sẻ.

• Hàng hóa thông thường: Quần áo, giày dép, túi xách (không nhái thương hiệu), sách vở, đồ gia dụng nhựa.
• Hàng đặc thù (Cần giấy phép): Thực phẩm (cần chứng nhận FDA cho Mỹ, MSDS cho hàng lỏng), mỹ phẩm, thực phẩm chức năng, thuốc tây (phải có đơn thuốc).
• Hàng nguy hiểm: Pin Lithium, bình xịt áp suất, hóa chất dễ cháy.
• Hàng tuyệt đối cấm: Ma túy, vũ khí, văn hóa phẩm đồi trụy, tiền mặt, vàng miếng, động vật sống hoặc các sản phẩm từ động vật hoang dã.

Lưu ý từ DTL: Việc cố tình giấu hàng cấm trong kiện hàng có thể dẫn đến việc bị tịch thu toàn bộ lô hàng và người gửi có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

Cách tính trọng lượng và cước phí gửi hàng quốc tế như thế nào?

Trong ngành vận chuyển quốc tế, cước phí được tính dựa trên số lớn hơn giữa Trọng lượng thực tế và Trọng lượng quy đổi theo thể tích.

Công thức chuẩn của hiệp hội hàng không IATA:

Trọng lượng thể tích (kg) =  (Dài xRộngxCao)/5000

Ví dụ: Bạn gửi một thùng hàng nặng 10kg, nhưng kích thước thùng là 50x40x40 cm.

• Trọng lượng thể tích = (50x40x40)/5000 = 16kg.
• Hãng bay sẽ tính cước dựa trên 16kg thay vì 10kg.

Tại DTL, chúng tôi luôn hỗ trợ khách hàng đóng gói tối ưu, bóp gọn thể tích để giảm thiểu chi phí này ở mức thấp nhất.

Tại sao cần đặc biệt lưu ý về thuế nhập khẩu tại quốc gia đến?

Một lỗi thường gặp khiến người nhận từ chối nhận hàng là phát sinh thuế nhập khẩu quá cao.

• Ngưỡng miễn thuế (De Minimis): Mỗi quốc gia có quy định khác nhau. Ví dụ, Mỹ miễn thuế cho hàng dưới 800 USD, nhưng Úc có thể đánh thuế GST ngay từ những món đồ giá trị nhỏ.
• Hình thức nộp thuế: Bạn có thể chọn DDU (Người nhận trả thuế) hoặc DDP (Người gửi trả thuế trước). DTL Express & Logistics sẽ tư vấn cách kê khai trị giá hàng hóa hợp lý trên Invoice để tối ưu hóa khoản thuế này cho khách hàng.

Làm sao để kiện hàng thông quan nhanh chóng qua “luồng xanh”?

Hệ thống hải quan phân luồng hàng hóa dựa trên mức độ tin cậy của hồ sơ:

• Luồng Xanh: Thông quan tự động (lý tưởng nhất).
• Luồng Vàng: Kiểm tra hồ sơ giấy.
• Luồng Đỏ: Kiểm tra thực tế hàng hóa.

Để luôn nằm trong “luồng xanh”, bạn cần đảm bảo:

• Khai báo chính xác mã HS Code (mã định danh hàng hóa quốc tế).
• Mô tả hàng hóa rõ ràng bằng tiếng Anh, không ghi chung chung là “Gift” (Quà tặng).
• Trị giá hàng hóa phải khớp với giá trị thị trường thực tế.

Lợi ích vượt trội khi chọn DTL EXPRESS & LOGISTICS làm thủ tục gửi hàng

Với hơn 12 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải quốc tế, DTL EXPRESS & LOGISTICS tự hào là đối tác chiến lược của các hãng lớn như DHL, FedEx, UPS. Khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi, bạn sẽ nhận được:

• Hỗ trợ trọn gói: Từ đóng gói, làm nhãn mác đến thủ tục hải quan phức tạp, DTL lo từ A-Z.
• Giá cước đại lý: Chiết khấu từ 30-50% so với việc bạn gửi trực tiếp tại các hãng chuyển phát nhanh.
• Theo dõi thời gian thực: Hệ thống cập nhật lộ trình liên tục giúp bạn an tâm tuyệt đối.
• Bảo hiểm hàng hóa: Cam kết bồi thường minh bạch nếu xảy ra sự cố thất lạc hoặc hư hỏng.

Những câu hỏi thường gặp về thủ tục gửi hàng quốc tế

Hỏi: Gửi thuốc tây đi Mỹ có cần thủ tục gì đặc biệt không?

Trả lời: Gửi thuốc đi Mỹ cần có đơn thuốc của bác sĩ (tiếng Anh) và phải nằm trong danh mục cho phép của FDA. DTL sẽ hướng dẫn bạn chuẩn bị hồ sơ này chuẩn xác nhất.

Hỏi: Thời gian gửi hàng đi Châu Âu mất bao lâu?

Trả lời: Dịch vụ nhanh tại DTL mất khoảng 3-5 ngày làm việc, dịch vụ tiết kiệm từ 7-10 ngày tùy quốc gia.

Hỏi: Tôi có thể gửi thực phẩm khô (cá khô, mực khô) đi Úc không?

Trả lời: Được, nhưng yêu cầu hàng phải có nhãn mác, hạn sử dụng rõ ràng và được hút chân không để đảm bảo vệ sinh.

Thực hiện đúng thủ tục gửi hàng đi nước ngoài là cách duy nhất để đảm bảo món quà hoặc lô hàng của bạn đến tay người nhận đúng hẹn và không phát sinh chi phí ngoài ý muốn. Đừng để những thủ tục giấy tờ rắc rối làm khó bạn! Hãy nhấc máy gọi ngay cho DTL EXPRESS & LOGISTICS qua số điện thoại: +84 907 566 678 để được hỗ trợ chuyên nghiệp nhất. Chúng tôi cam kết mang lại giải pháp vận chuyển “Nhanh chóng – An toàn – Tiết kiệm” cho mọi khách hàng.

DTL EXPRESS & LOGISTICS – Kết nối mọi khoảng cách, giao trọn niềm tin!